Monitoring pracowników: co wolno?

Pracodawca ma prawo kontrolować pracę swoich podwładnych. Decydując się na wprowadzenie monitoringu powinien jednak pamiętać, że w prawie pracy nie istnieją niestety przepisy, które określałyby wprost zasady monitorowania pracy podwładnych. Dlatego też należy szczególnie zadbać, aby nienaruszona została prywatność pracowników.

Pracodawca może kontrolować i oceniać podwładnych, równocześnie Kodeks pracy nakłada na niego obowiązek poszanowania ich godności i innych dóbr osobistych (art. 111). Dlatego też, decydując się na jakąkolwiek z form monitorowania, trzeba zadbać, aby nie zostały one naruszone.

Zgodnie z art. 23 Kodeksu cywilnego, dobrami osobistymi człowieka są w szczególności:

• zdrowie,
• wolność,
• cześć,
• swoboda sumienia,
• nazwisko lub pseudonim, wizerunek,
• tajemnica korespondencji,
• nietykalność mieszkania,
• twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska.

Jak widać w powyższej definicji zabrakło miejsca dla prawa do prywatności. W orzecznictwie przyjmuje się jednak, że wymieniony w przepisie katalog ma charakter otwarty i obejmuje swym zakresem również dobra osobiste, które mają związek ze sferą życia rodzinnego, prywatnego oraz sferą intymności. Poza tym ochronę życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia zapewnia również art. 47 Konstytucji RP

Ustawa zasadnicza gwarantuje także wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się (art. 49). Trzeba tu pamiętać, ze uprawnienie to jest szeroko rozumiane. Chodzi więc nie tylko o tajemnicę korespondencji, ale również o prawo do zachowania w tajemnicy np. samego faktu, że komunikacja między danymi osobami w ogóle miała miejsce. Z drugiej jednak strony, czas spędzany w pracy powinien być poświęcony pracodawcy. Dlatego też swoboda komunikacji w godzinach, w których pracownicy pełnią obowiązki służbowe może być ograniczana. Będzie to miało szczególne znaczenie w odniesieniu do korzystania przez pracowników z narzędzi komunikacji internetowej.

Ponadto, na mocy Konstytucji, pracownik ma prawo do ujawniania swych danych jedynie w zakresie, w jakim sobie tego życzy (art. 51). Obowiązek ujawnienia określonych danych może na niego nałożyć jedynie ustawa.

Skoro więc pracodawca jest zobligowany do zapewnienia takich warunków pracy, w których nie będzie dochodzić do naruszania dóbr osobistych pracowników, powinien informować ich o stosowanych regułach i sposobach monitorowania. Regulacje tej kwestii mogą zawierać się w:

• w układzie zbiorowym pracy,
• w regulaminie pracy

lub w inny sposób, w jaki przyjęło się to robić w danym zakładzie pracy (informacja na tablicy ogłoszeń, zarządzenie itp.).

Niezwykle ważne jest również ustalenie takiego zakresu i metod kontroli, aby były one adekwatne w stosunku do celu, który zamierza osiągnąć pracodawca. Naruszenie zasady adekwatności może bowiem zaowocować naruszeniem dóbr osobistych pracownika.

Rozpatrzmy teraz partykularne przypadki najbardziej powszechnych form monitorowania podwładnych.

Monitoring video

W tym zakresie brak jest niestety orzecznictwa, które byłoby pomocne przy określeniu niezbitych przesłanek decydujących o jego zastosowaniu. Kontrolowanie pracowników poprzez instalację kamer rejestrujących obraz nie jest niedozwolone. Przyjmuje się jednak, że towarzyszy mu kilka reguł, o których pracodawcy winni są pamiętać. Należy więc mieć na względzie, że:

• zabronione jest umieszczanie kamer w miejscach, gdzie pracownik mógłby zasadnie oczekiwać poszanowania jego prywatności, a więc np. w toalecie czy szatni,
• pracodawca winien jest uprzedzić podwładnych, że mogą znaleźć się w zasięgu kamer- reguły w tym zakresie powinien określać regulamin pracy lub postanowienia umowy o pracę.

Monitoring video (podobnie jak inne sposoby monitorowania pracowników) jest przetwarzaniem danych w rozumieniu art. 7 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, dalej ustawa (t.j. Dz.U. 2002 r. nr 101 poz. 926 z późn. zm.). Dlatego też administrator danych (pracodawca) powinien dołożyć szczególnej staranności, aby nagrany materiał został zabezpieczony przed dostaniem się w niepowołane ręce (art. 36 ust. 1 ustawy). Co więcej, musi również pamiętać, że pozyskane tą drogą informacje można przechowywać jedynie na czas, który jest niezbędny dla celów monitorowania (art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy).

Do przetwarzania danych mogą mieć dostęp wyłącznie osoby, które uprzednio uzyskały upoważnienie pracodawcy (art. 37 ustawy). Na pracodawcy ciąży również obowiązek ewidencjonowania upoważnionych osób (art. 39 ust. 1 ustawy). Ewidencja ta powinna zawierać:

• imię i nazwisko osoby upoważnionej,
• datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
• identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.

Pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych nie mogą ich udostępniać osobom trzecim również po ustaniu ich stosunków pracy.

Co ważne, instalacja kamer nie wymaga zgody pracowników. W świetle art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy, przetwarzanie danych jest bowiem dopuszczalne m.in. w przypadku, gdy jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów administratorów danych (czyli pracodawców), a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Jak wynika więc z powyższego, istotny jest także cel monitoringu. I tak np., jeśli pracodawca decyduje się na montaż kamer video, ponieważ na terenie zakładu dochodzi do częstych kradzieży można uznać takie działanie za „prawnie usprawiedliwiony cel”. Jeżeli jednak, monitoring ma służyć wyłącznie interesowi pracodawcy, a więc np. kontroli wydajności pracy, to instalacja kamer może być już uznana za naruszenie prawa do prywatności pracownika.

Przeszukiwanie pracowników

Przeszukiwanie toreb czy szafek pracowniczych jest możliwe. Jego dopuszczalność została potwierdzona orzeczeniem Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1972 r. (sygn. akt IPR 153/72, OSNC 1972/10/184), w którym stwierdzono, że stosowane szeroko w ramach przepisów regulaminów prawa pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszenia należącego do pracodawcy mienia jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego) wówczas, gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możliwości zastosowania tego rodzaju kontroli.

Pracodawca, który podejmie decyzję o przeszukiwaniu pracowników, musi:

• zawiadomić podwładnych o możliwości przeszukania w regulaminie pracy, układzie zbiorowym, aneksie do umowy bądź w inny sposób, jaki przyjęty jest w danym zakładzie pracy,
• dokonywać przeszukania w oparciu o konsultację z przedstawicielami pracowników, a więc np. związkami zawodowymi,
• dokonywać przeszukania jedynie w celu ochrony swojego ważnego interesu,
• pamiętać, że przeszukanie jest zgodne z prawem, o ile interes prawny pracodawcy jest na tyle ważny, że warto ryzykować naruszenie dóbr osobistych pracownika,
• przeprowadzić kontrolę w zakresie wyznaczonym przez zasady współżycia społecznego.

Kontrola poczty elektronicznej

Wraz z postępującą informatyzacją korespondencja elektroniczna stała się jednym z podstawowych sposobów komunikacji. Pracodawca ma prawo wglądu w korespondencję służbową kontrolując np. treść uzgodnień, jakie poczynił jego podwładny z kontrahentem,. Tak jak w przypadku wyżej opisanych form monitorowania, powinien uprzedzić o tym zainteresowanych. Świadczy o tym pkt 10 lit. e załącznika do rozporządzenia z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe , zgodnie z którym przy projektowaniu, doborze i modernizacji oprogramowania, a także przy planowaniu wykonywania zadań z użyciem ekranu monitora pracodawca nie może dokonywać kontroli ilościowej i jakościowej pracy bez wiedzy pracownika. Przepis ten nie precyzuje jednak, czym jest w istocie kontrola ilościowa i jakościowa. Należy więc przyjąć, że regulacja ta znajdzie zastosowanie w odniesieniu do wszelkich przypadków monitorowania pracy wykonywanej przy użyciu komputera.

Co jednak w sytuacji, gdy pracownik używa firmowej skrzynki pocztowej dla celów osobistych?

Zasadniczo do prywatnych listów pracownika nie powinny mieć dostępu osoby postronne, w tym i pracodawca. Należy jednak pamiętać, że wszystkie przesyłane wiadomości mogą być archiwizowane na serwerach firmowych, do których dostęp ma nie tylko przełożony, ale i np. informatycy. Pracodawca, który przy okazji kontroli natknie się na prywatną korespondencję, bezwzględnie nie powinien się z nią zapoznawać, ani też udostępniać jej osobom trzecim.

Sytuacji takich można jednak uniknąć. Nic nie stoi bowiem na przeszkodzie, aby przełożony całkowicie zakazał wykorzystywania poczty służbowej do celów prywatnych. W przypadku złamania tego zakazu, pracodawca będzie mógł nałożyć na podwładnego karę porządkową lub, w skrajnych przypadkach, rozwiązać z nim stosunek pracy. Nadal jednak nie będzie miał prawa wglądu do prywatnej korespondencji przełożonego.

Kontrola aktywności internetowej

Internet daje pracownikom także możliwość szybkiego pozyskiwania informacji. Zdarza się jednak, że jest on wykorzystywany głównie w celach prywatnych. Do najczęstszych przewinień podwładnych należą:

• robienie zakupów w sklepach i serwisach aukcyjnych,
• naruszanie praw autorskich (nielegalne pobieranie bądź udostępnianie plików),
• przeglądanie stron WWW niezwiązanych z pracą,
• infekowanie sieci firmowej wirusami pobieranymi z plikami z Internetu.

Nadużycia w tym zakresie w skrajnych przypadkach mogą prowadzić do obniżenia efektywności pracy. Nic więc dziwnego, że przełożeni chcą kontrolować aktywność internetową pracowników. Należy jednak pamiętać, aby działania kontrolne służyły jedynie celom bezpieczeństwa i efektywności pracy. Informacje o przeglądanych przez pracowników stronach nie powinny stać się źródłem wiedzy o ich zainteresowaniach czy problemach.

Najlepszym rozwiązaniem wydaje się tu być profilaktyka. Jeśli pracodawca z góry ustali reguły korzystania z Internetu oraz zablokuje dostęp do stron, których treści nie mają żadnego związku z wykonywaną pracą, to w jakimś stopniu na pewno zapobiegnie niepożądanym działaniom swoich podwładnych.

Uwaga na niebezpieczeństwa

Monitorowaniu pracy z użyciem komputerów służą specjalne programy. Ich oferta na rynku jest dość szeroka. Pozwalają m.in. archiwizować historię pracy na danym komputerze, dawać w czasie rzeczywistym podgląd ekranu komputera czy kontrolować programy. Dzięki nim przy pomocy jednego komputera można kontrolować nawet kilkanaście innych. Niebezpieczeństwo polega tu na tym, że programy te nie są w stanie np. odróżnić korespondencji prywatnej od służbowej. W ręce kontrolującego mogą się więc dostać treści dla niego nieprzeznaczone, a to może go z kolei narazić na odpowiedzialność z tytułu:

• naruszenia dóbr osobistych pracownika, jeżeli uzyskane informacje zostaną wykorzystane w sposób, do którego pracodawca jest nieuprawniony,
• nieuzasadnionej archiwizacji danych osobowych pracowników.

Dlatego przed wprowadzeniem tego typu oprogramowania należy się przyjrzeć jego parametrom technicznym. Samo posiadanie programów kontrolujących pracę podwładnych nie oznacza bowiem, że można wykorzystywać wszystkie ich możliwości.

Źródło: egospodarka.pl

Zadaj pytanie | Drukuj | Wyślij znajomemu | Ulubione | 1 października 2008